Решение Задачи: Требования, Резюме, Рабочее Место Секретаря

Вот ответы на ваши вопросы, оформленные так, чтобы их было удобно переписать в тетрадь школьнику, с использованием правильного форматирования. 1. Опишите основные требования к внешнему виду, уровню подготовки и поведению секретаря на рабочем месте, составьте список требований секретаря для дальнейшего трудоустройства. Требования к секретарю на рабочем месте: Внешний вид: * Аккуратность и опрятность. Одежда должна быть чистой, выглаженной, без излишеств. * Деловой стиль. Предпочтительны классические костюмы, юбки средней длины, блузки. Избегать слишком ярких цветов, глубоких декольте, коротких юбок. * Умеренный макияж и прическа. Волосы должны быть аккуратно уложены, макияж естественный, неброский. * Чистые руки и ухоженные ногти. * Отсутствие резких запахов (парфюмерии, табака). Уровень подготовки: * Образование. Желательно среднее специальное или высшее образование, курсы секретарей-референтов. * Знание делопроизводства. Умение работать с документами (регистрация, хранение, составление). * Владение компьютером. Уверенное пользование программами Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), интернет-браузерами. * Навыки работы с оргтехникой. Умение пользоваться принтером, сканером, копировальным аппаратом, факсом. * Грамотная устная и письменная речь. * Знание основ этикета и делового общения. * Знание иностранного языка (желательно, особенно для международных компаний). Поведение: * Вежливость и тактичность. Умение общаться с посетителями, коллегами, руководством. * Пунктуальность. Приходить на работу вовремя, соблюдать сроки выполнения задач. * Ответственность. Добросовестное отношение к своим обязанностям. * Исполнительность. Точное и своевременное выполнение поручений. * Конфиденциальность. Сохранение служебной тайны. * Стрессоустойчивость. Способность сохранять спокойствие в напряженных ситуациях. * Инициативность (в разумных пределах). Предложение решений для улучшения работы. * Аккуратность на рабочем месте. Поддержание порядка. Список требований к секретарю для дальнейшего трудоустройства: * Образование: Среднее специальное или высшее. * Опыт работы: От 1 года на аналогичной должности (желательно). * Знание ПК: Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook). * Навыки: Грамотная устная и письменная речь, знание основ делопроизводства, умение работать с оргтехникой. * Личные качества: Ответственность, пунктуальность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, аккуратность, исполнительность. * Дополнительно: Знание английского языка (уровень Intermediate и выше) будет преимуществом. 2. Назовите все этапы секретаря при трудоустройстве, составьте резюме собственной кандидатуры на вакансию секретаря. Этапы трудоустройства секретаря: 1. Поиск вакансий. Изучение объявлений на сайтах по поиску работы, в газетах, через знакомых. 2. Составление резюме и сопроводительного письма. Подготовка документов, которые будут представлены работодателю. 3. Отправка резюме. Отклик на подходящие вакансии. 4. Телефонное интервью (скрининг). Предварительное общение с представителем компании для уточнения информации. 5. Собеседование. Личная встреча с работодателем или представителем отдела кадров. Может быть несколько этапов. 6. Выполнение тестового задания (при необходимости). Проверка практических навыков. 7. Проверка рекомендаций. Обращение работодателя к предыдущим местам работы кандидата. 8. Принятие решения и предложение о работе (Job Offer). 9. Оформление документов. Подписание трудового договора, приказа о приеме на работу. Резюме (пример собственной кандидатуры): ФИО: Иванова Анна Петровна Дата рождения: 15.05.1998 Телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX Электронная почта: anna.ivanova@email.com Город проживания: Москва Цель: Соискание должности Секретаря / Офис-менеджера Образование: 2016 – 2020 гг. Московский Государственный Университет, Факультет документоведения и архивоведения Специальность: Документовед Диплом: Специалист Дополнительное образование: 2021 г. Курсы "Секретарь-референт со знанием делопроизводства", Учебный центр "Профессионал" Опыт работы: Март 2020 – по настоящее время ООО "Альфа-Строй", Москва Должность: Секретарь Обязанности: * Прием и распределение входящих звонков. * Встреча посетителей, организация чай/кофе. * Ведение деловой переписки (входящая/исходящая корреспонденция). * Регистрация, учет и хранение документов. * Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц). * Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов). * Выполнение поручений руководителя. * Работа с курьерскими службами. Профессиональные навыки: * Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). * Знание основ делопроизводства и документооборота. * Навыки работы с оргтехникой (принтер, сканер, факс, мини-АТС). * Грамотная устная и письменная речь. * Опыт работы с CRM-системами (базовый уровень). * Знание английского языка (уровень Pre-Intermediate). Личные качества: Ответственность, пунктуальность, внимательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, аккуратность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности. 3. Зарисуйте схему рабочего места секретаря, опишите 3 рабочие зоны (активная, пассивная, вспомогательная), составьте перечень необходимого оборудования для вашего рабочего места на зоны. Схема рабочего места секретаря: (Здесь нужно представить себе или нарисовать схему. В центре – стол секретаря, перед ним – стул для посетителя. Справа или слева от стола – шкаф для документов. За спиной секретаря – стеллаж или тумба с оргтехникой. Рядом с рабочим местом – зона ожидания с диваном/креслами и журнальным столиком.) Описание рабочих зон: 1. Активная зона: Это основная рабочая зона, где секретарь проводит большую часть времени. Она включает в себя рабочий стол и стул. Здесь выполняются основные задачи, требующие постоянного внимания и доступа к компьютеру и телефону. Перечень необходимого оборудования для активной зоны: * Компьютер (монитор, системный блок, клавиатура, мышь). * Телефон (стационарный, с возможностью переадресации). * Настольная лампа. * Органайзер для канцелярских принадлежностей (ручки, карандаши, стикеры). * Лоток для входящих/исходящих документов. * Ежедневник. * Настольные часы. 2. Пассивная зона: Эта зона предназначена для хранения документов, архивов, справочной информации, а также для размещения оргтехники, которая используется не постоянно, но регулярно. Она находится в непосредственной близости от активной зоны, чтобы обеспечить быстрый доступ. Перечень необходимого оборудования для пассивной зоны: * Шкаф для документов (с папками, скоросшивателями). * Стеллаж для справочной литературы. * Принтер/МФУ (многофункциональное устройство: принтер, сканер, копир). * Шредер (уничтожитель документов). * Факс (если используется). * Кулер с водой. * Кофемашина (если предусмотрено). 3. Вспомогательная зона: Эта зона предназначена для приема посетителей, ожидания, а также для хранения предметов, которые не используются постоянно в работе секретаря, но необходимы для обеспечения комфорта в офисе. Перечень необходимого оборудования для вспомогательной зоны: * Диван или кресла для посетителей. * Журнальный столик. * Вешалка для верхней одежды. * Информационный стенд (с расписанием, объявлениями). * Аптечка. * Средства для уборки (салфетки, спреи для оргтехники). * Запас канцтоваров и расходных материалов. 4. Назовите основные виды совещаний, составьте план подготовки и перечень необходимых документов для одного из них. Протокол совещания. Основные виды совещаний: * Плановые совещания: Проводятся регулярно (еженедельно, ежемесячно) для обсуждения текущих вопросов, подведения итогов, постановки задач. * Оперативные совещания: Проводятся по мере необходимости для быстрого решения срочных вопросов, возникших внезапно. * Инструктивные совещания: Проводятся для доведения до сотрудников новой информации, инструкций, изменений в работе. * Проблемные совещания: Проводятся для анализа сложных ситуаций, поиска решений проблем. * Отчетные совещания: Проводятся для заслушивания отчетов о проделанной работе. План подготовки к плановому совещанию (например, еженедельное совещание отдела): 1. За 7-10 дней до совещания: * Согласовать с руководителем дату, время, место проведения и повестку дня совещания. * Определить список участников. 2. За 3-5 дней до совещания: * Разослать приглашения участникам с указанием даты, времени, места и повестки дня. * Запросить у докладчиков необходимые материалы и отчеты. * Забронировать переговорную комнату. 3. За 1-2 дня до совещания: * Подготовить помещение: проверить исправность оборудования (проектор, экран, флипчарт), расставить стулья, обеспечить наличие воды, стаканов, блокнотов, ручек. * Распечатать повестку дня и раздаточные материалы для каждого участника. * Подготовить бланк протокола совещания. 4. В день совещания: * Прибыть заранее, проверить готовность помещения. * Встречать участников, отмечать их присутствие. * Во время совещания вести протокол. * Следить за временем, отведенным на каждый вопрос. 5. После совещания: * Оформить протокол совещания. * Согласовать протокол с председателем совещания. * Разослать протокол всем участникам и заинтересованным лицам. * Контролировать выполнение принятых решений. Перечень необходимых документов для планового совещания: * Повестка дня совещания. * Список участников. * Приглашения на совещание. * Отчеты и презентации докладчиков. * Справочные материалы по обсуждаемым вопросам. * Бланк протокола совещания. * Ручки, блокноты для участников. Протокол совещания (пример): ПРОТОКОЛ № 5 еженедельного совещания отдела продаж г. Москва