Решение задачи по делопроизводству: ответы на вопросы

Ответы на вопросы

2. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

Значение реквизита «Адресат»:

Реквизит «Адресат» является одним из ключевых реквизитов любого документа, особенно делового письма. Он указывает, кому или какой организации предназначен документ. Его основное значение заключается в обеспечении правильной и своевременной доставки документа по назначению. Без четко и правильно оформленного адресата документ может быть не доставлен, доставлен с задержкой или не тому лицу, что может привести к серьезным последствиям для деловой переписки и деятельности организации.

Современные требования к оформлению реквизита «Адресат»:

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:

1. Состав реквизита:

   • Наименование организации (структурного подразделения).
   • Должность лица.
   • Инициалы и фамилия лица.
   • Почтовый адрес.

   Элементы адресата указываются в такой последовательности.

2. Адресование организации:

   Если документ адресуется организации без указания конкретного должностного лица, то указывается полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже.

   Пример:

   ООО «СтройИнвест»

3. Адресование структурному подразделению организации:

   Если документ адресуется структурному подразделению организации, то сначала указывается наименование организации, затем наименование структурного подразделения.

   Пример:

   ООО «СтройИнвест»

   Отдел кадров

4. Адресование должностному лицу:

   Если документ адресуется конкретному должностному лицу, то наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном падеже.

   Пример:

   Генеральному директору

   ООО «СтройИнвест»

   Иванову И.И.

   Допускается не указывать наименование организации, если документ адресуется должностному лицу организации, являющейся автором документа или ее вышестоящей организации.

5. Адресование нескольким однородным организациям или структурным подразделениям:

   При адресовании документа нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации их наименования указываются обобщенно.

   Пример:

   Руководителям структурных подразделений

   Или

   Директорам филиалов

6. Адресование физическому лицу:

   При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия, инициалы (или имя, отчество) получателя, затем почтовый адрес.

   Пример:

   Петрову А.В.

   ул. Лесная, д. 5, кв. 12

   г. Самара, 443000

7. Расположение реквизита:

   Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Каждая составная часть реквизита печатается с новой строки.

8. Количество адресатов:

   Документ не должен иметь более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки, а на документе указывается обобщенный адресат или «По списку».

3. Общие требования к тексту документа и современные требования к оформлению.

Общие требования к тексту документа:

Текст документа – это основная содержательная часть, которая должна быть:

1. Достоверной и объективной: Информация должна соответствовать действительности и быть изложена без искажений.

2. Полной и исчерпывающей: Текст должен содержать всю необходимую информацию для понимания сути вопроса и принятия решения, не допуская двусмысленности.

3. Логичной и последовательной: Изложение должно быть структурированным, мысли должны следовать одна за другой в логическом порядке.

4. Убедительной: Аргументы должны быть обоснованными и доказательными.

5. Краткой и лаконичной: Избегать излишних слов, повторений, сложных оборотов. Каждое слово должно нести смысловую нагрузку.

6. Юридически корректной: Соответствовать действующему законодательству, использовать правильную терминологию.

7. Грамотной: Без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

8. Единой по форме: Соблюдать унифицированные формы и стандарты, если они предусмотрены для данного вида документа.

Современные требования к оформлению текста документа (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Язык документа: Документы составляются на государственном языке Российской Федерации (русском языке). В республиках РФ могут использоваться государственные языки этих республик.

2. Стиль изложения: Используется официально-деловой стиль, характеризующийся точностью, ясностью, нейтральностью, отсутствием эмоциональной окраски, использованием стандартных оборотов и терминологии.

3. Структура текста: Текст может быть представлен в виде:

   • Сплошного текста.
   • Анкеты.
   • Таблицы.
   • Сочетания этих форм.

   Как правило, текст состоит из вводной части (обоснование, причина, цель) и основной части (решения, выводы, просьбы, предложения). В приказах, распоряжениях, протоколах текст делится на констатирующую часть и распорядительную (резолютивную).

4. Деление на абзацы: Текст делится на абзацы, каждый из которых начинается с красной строки (отступ 1,25 см от левого поля).

5. Нумерация:

   • Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.
   • Нумерация может быть сквозной или в пределах раздела.
   • При нумерации пунктов и подпунктов используются точки (например, 1.1., 1.1.1.).
   • Перечни могут оформляться с использованием дефисов или маркеров.

6. Шрифт и интервалы:

   • Рекомендуется использовать шрифты Times New Roman или Arial размером 12, 13, 14 пт.
   • Межстрочный интервал – одинарный или полуторный.
   • Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом, быть центрированы или выровнены по левому краю.

7. Поля:

   • Левое поле – не менее 20 мм.
   • Правое поле – не менее 10 мм.
   • Верхнее поле – не менее 20 мм.
   • Нижнее поле – не менее 20 мм.

8. Заголовок к тексту: Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?». Он печатается от границы левого поля без кавычек и не подчеркивается.

9. Ссылки: При необходимости в тексте могут быть ссылки на другие документы (их дату, номер, заголовок).

4. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Принципы и критерии экспертизы ценности документов.

Понятие «ценность документа»:

Ценность документа – это совокупность свойств документа, определяющих его значимость для общества, государства, науки, культуры, экономики, а также для конкретной организации или лица. Ценность документа может быть исторической, научной, практической, правовой, культурной и т.д. Она определяет срок хранения документа и его дальнейшую судьбу (уничтожение или передача на постоянное хранение в архив).

Понятие «экспертиза ценности»:

Экспертиза ценности документов – это комплекс мероприятий по определению значимости документов, отбору их на государственное хранение или установлению сроков их хранения. Целью экспертизы является выявление документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, и обеспечение их сохранности, а также выделение к уничтожению документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности.

Возникновение и развитие экспертизы:

Экспертиза ценности документов имеет давнюю историю, тесно связанную с развитием архивного дела. Изначально отбор документов на хранение осуществлялся интуитивно, на основе личного опыта и представлений архивистов о значимости тех или иных материалов. С развитием государственности и усложнением документооборота возникла необходимость в более систематизированном подходе.

• Древний мир и Средневековье: Уже в древних цивилизациях (Египет, Месопотамия, Рим) существовали хранилища документов, где отбирались наиболее важные государственные акты, законы, хроники. Однако критерии отбора были неформализованы.

• XVIII-XIX века: С появлением централизованных государственных архивов в Европе и России (например, Московский архив Коллегии иностранных дел, Государственный архив Российской империи) началось формирование принципов отбора. Основное внимание уделялось документам, имеющим правовое и административное значение.

• Начало XX века: В этот период активно развиваются научные основы архивоведения. Появляются первые теоретические работы по экспертизе ценности. В России после Октябрьской революции 1917 года, с созданием Единого государственного архивного фонда, возникла острая необходимость в разработке научно обоснованных методов отбора документов. Были созданы первые перечни документов со сроками хранения.

• Середина XX века: В СССР и других странах формируется система экспертизы ценности, основанная на принципах историзма, комплексности, системности. Разрабатываются типовые перечни документов, создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) и центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) при архивных учреждениях.

• Современный этап: Характеризуется дальнейшим совершенствованием методологии экспертизы, учетом новых видов документов (электронные документы), развитием информационных технологий. Актуализируются перечни документов, разрабатываются новые подходы к оценке ценности в условиях цифровизации.

Принципы экспертизы ценности документов:

1. Принцип историзма: Оценка ценности документов производится с учетом конкретных исторических условий их создания, места и роли в развитии общества, государства, науки, культуры.

2. Принцип комплексности: Документы рассматриваются не изолированно, а в совокупности с другими документами, в контексте их взаимосвязей. Оценивается весь комплекс документов, созданных в процессе деятельности организации или лица.

3. Принцип системности: Экспертиза проводится с учетом места организации-фондообразователя в системе государственного управления, ее функций, задач и значимости.

4. Принцип практической значимости: Оценка документов с точки зрения их актуальности для текущей деятельности организации, а также для решения будущих задач.

5. Принцип преемственности: Учет ранее принятых решений по экспертизе ценности аналогичных документов.

Критерии экспертизы ценности документов:

1. Критерии происхождения:

   • Значимость фондообразователя: Место и роль организации (лица) в системе государственного управления, экономике, науке, культуре.
   • Функции и задачи фондообразователя: Степень уникальности и важности выполняемых функций.
   • Время и место создания документа: Исторический период, в который был создан документ, и его географическая привязка.

2. Критерии содержания:

   • Значимость информации: Уникальность, полнота, достоверность, новизна информации, содержащейся в документе.
   • Вид информации: Отражение основных направлений деятельности, важнейших событий, фактов, явлений.
   • Повторяемость информации: Наличие аналогичной информации в других документах.
   • Оригинальность информации: Первичность или вторичность информации.

3. Критерии внешних особенностей:

   • Подлинность документа: Оригинал, заверенная копия, черновик.
   • Юридическая сила: Наличие всех необходимых реквизитов, подписей, печатей.
   • Особенности материального носителя: Уникальность материала, наличие автографов, печатей, художественное оформление.
   • Физическое состояние: Сохранность документа.

5. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

Понятие «Акт»:

Акт – это документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий факты, события или действия. Акты фиксируют результаты проверок, обследований, приемок, передачи дел, уничтожения документов и т.д. Они имеют юридическую силу и служат доказательством определенных фактов.

Виды актов:

Акты классифицируются по различным признакам:

1. По содержанию:

   • Акты ревизии и проверки: Фиксируют результаты финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения норм и правил.
   • Акты приема-передачи: Оформляют передачу материальных ценностей, документов, дел, полномочий.
   • Акты обследования: Описывают состояние объектов, помещений, оборудования.
   • Акты инвентаризации: Подтверждают наличие и состояние имущества.
   • Акты списания (уничтожения): Фиксируют факт списания или уничтожения материальных ценностей, документов.
   • Акты о несчастных случаях: Описывают обстоятельства и последствия несчастных случаев на производстве.
   • Акты выполненных работ: Подтверждают факт и объем выполненных работ.
   • Акты экспертизы ценности документов: Фиксируют результаты отбора документов на хранение или уничтожение.

2. По составу комиссии:

   • Комиссионные (составляются несколькими лицами).
   • Единоличные (составляются одним лицом, но это редкость для актов).

3. По степени обязательности:

   • Обязательные (предусмотренные законодательством или нормативными актами).
   • Инициативные (составляемые по инициативе организации).

Назначение актов: