Решение задачи по делопроизводству: реквизит адресат и ценность документа

Ответы на вопросы

2. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

Значение реквизита «Адресат»:

Реквизит «Адресат» является одним из ключевых реквизитов любого документа, определяющим получателя документа. Он указывает, кому именно предназначен документ, обеспечивая его доставку по назначению и правильное восприятие информации. От точности и полноты оформления этого реквизита зависит эффективность документооборота и своевременность доведения информации до нужного лица или организации.

Современные требования к оформлению реквизита «Адресат»:

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:

1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению или должностному лицу:

   • Наименование организации указывается в именительном падеже.
   • Наименование структурного подразделения (если документ направляется в подразделение) указывается в именительном падеже.
   • Наименование должности лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.
   • Инициалы и фамилия должностного лица указываются после наименования должности в дательном падеже.

   Пример:

   Генеральному директору

   ООО «СтройПроект»

   И.И. Иванову

   или

   ООО «СтройПроект»

   Отдел кадров

   Начальнику отдела

   П.П. Петрову

2. При адресовании документа физическому лицу:

   • Фамилия, инициалы (или имя, отчество) физического лица указываются в дательном падеже.
   • Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

   Пример:

   Сидорову А.В.

   ул. Лесная, д. 5, кв. 12

   г. Самара, 443000

3. При адресовании документа нескольким однородным организациям или структурным подразделениям:

   • Допускается указывать обобщенное наименование адресатов.

   Пример:

   Руководителям структурных подразделений

4. Расположение: Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Каждая составная часть реквизита (наименование организации, подразделения, должность, ФИО) пишется с новой строки.

5. Количество адресатов: Документ не должен иметь более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки, а на самом документе указывается обобщенный адресат или «По списку».

3. Общие требования к тексту документа и современные требования к оформлению.

Общие требования к тексту документа:

Текст документа – это основная содержательная часть, которая должна быть:

1. Достоверной и объективной: Информация должна соответствовать действительности и быть изложена без искажений.

2. Полной и исчерпывающей: Текст должен содержать всю необходимую информацию для принятия решения или выполнения действия, не допуская двусмысленности.

3. Логичной и последовательной: Изложение должно быть структурированным, мысли должны следовать одна за другой в логическом порядке.

4. Убедительной и аргументированной: При необходимости должны быть приведены доказательства, ссылки на нормативные акты, факты.

5. Краткой и лаконичной: Избегать излишних слов, повторений, сложных оборотов. Каждое слово должно нести смысловую нагрузку.

6. Грамотной: Соблюдение правил орфографии, пунктуации, стилистики русского языка.

7. Официально-деловой стиль: Использование нейтральной лексики, стандартных оборотов, отсутствие эмоциональной окраски.

Современные требования к оформлению текста документа (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Язык документа: Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В республиках, входящих в состав РФ, допускается составление документов на государственном языке республики.

2. Структура текста: Текст может быть представлен в виде:

   • Сплошного текста: Используется для небольших по объему документов (например, докладные записки, заявления).
   • Разделов, подразделов, пунктов, подпунктов: Применяется для объемных документов (например, приказы, положения, инструкции). Разделы и подразделы могут иметь заголовки и нумерацию.
   • Таблиц: Для представления цифровой или структурированной информации.
   • Анкет: Для сбора стандартизированной информации.

3. Абзацы: Текст делится на абзацы. Каждый абзац начинается с красной строки (отступ 1,25 см).

4. Нумерация:

   • Разделы нумеруются римскими цифрами или арабскими цифрами с точкой.
   • Подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, например: 1.1., 1.1.1.
   • Перечисления внутри пунктов могут обозначаться арабскими цифрами со скобкой, строчными буквами со скобкой или дефисом.

5. Шрифт: Рекомендуется использовать легкочитаемые шрифты, такие как Times New Roman или Arial, размером 12-14 пт.

6. Межстрочный интервал: Обычно используется одинарный или полуторный межстрочный интервал.

7. Поля:

   • Левое поле – не менее 20 мм (для подшивки).
   • Правое поле – не менее 10 мм.
   • Верхнее поле – не менее 20 мм.
   • Нижнее поле – не менее 20 мм.

8. Заголовки: Заголовки разделов и подразделов должны быть краткими, точно отражать содержание и располагаться по центру или с абзацного отступа. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом.

9. Ссылки: При необходимости в тексте могут быть приведены ссылки на другие документы или нормативные правовые акты.

4. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Принципы и критерии экспертизы ценности документов.

Понятие «ценность документа»:

Ценность документа – это совокупность свойств документа, определяющих его значимость для общества, государства, организации или отдельного человека. Ценность документа может быть исторической, научной, практической, культурной, правовой и т.д. Она определяет необходимость сохранения документа в течение определенного срока или его постоянного хранения.

Понятие «экспертиза ценности»:

Экспертиза ценности документов – это комплекс мероприятий по определению значимости документов, их отбору для дальнейшего хранения или уничтожения. Целью экспертизы является выявление документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также определение сроков хранения документов, не подлежащих постоянному хранению.

Возникновение и развитие экспертизы:

Экспертиза ценности документов имеет давнюю историю, тесно связанную с развитием государственности и появлением архивов. Изначально отбор документов для хранения осуществлялся интуитивно, на основе практической необходимости. С развитием делопроизводства и увеличением объемов документов возникла потребность в систематизации и научном подходе к отбору.

• В дореволюционной России вопросы отбора документов для архивов решались на уровне отдельных ведомств. В XVIII-XIX веках появляются первые попытки систематизации архивного дела.

• После Октябрьской революции 1917 года в России начинается активное формирование государственной системы архивного дела. В 1918 году был принят Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», который заложил основы единой государственной архивной службы. В этот период активно разрабатываются теоретические основы экспертизы ценности, появляются первые методические рекомендации.

• В советский период экспертиза ценности документов становится одним из важнейших направлений архивной работы. Разрабатываются единые правила, типовые перечни документов со сроками хранения, создаются экспертные комиссии на всех уровнях. Основной задачей было сохранение документов, отражающих историю строительства социализма.

• В современной России экспертиза ценности документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими нормативными актами. Акцент делается на сохранении историко-культурного наследия, обеспечении доступа к информации и оптимизации документооборота. Развиваются новые подходы, учитывающие особенности электронных документов.

Принципы экспертизы ценности документов:

1. Принцип историзма: Оценка ценности документа с учетом его места и роли в историческом процессе, в контексте конкретной эпохи и событий.

2. Принцип комплексности: Оценка документа не изолированно, а во взаимосвязи с другими документами, в составе документального комплекса (фонда, коллекции).

3. Принцип системности: Рассмотрение документа как элемента системы документооборота организации и архивного фонда в целом.

4. Принцип всесторонности: Учет всех возможных аспектов ценности документа (исторической, научной, практической, правовой и т.д.).

5. Принцип практической значимости: Оценка документа с точки зрения его полезности для текущей деятельности организации и для будущих исследований.

Критерии экспертизы ценности документов:

1. Критерии происхождения:

   • Значимость фондообразователя: Важность организации или лица, создавшего документ (государственные органы, крупные предприятия, выдающиеся деятели).
   • Место документа в системе документооборота: Оригинал или копия, черновик, официальный или неофициальный документ.

2. Критерии содержания:

   • Значимость информации: Уникальность, полнота, достоверность, новизна сведений, содержащихся в документе.
   • Вид информации: Отражение основных направлений деятельности, важнейших событий, уникальных фактов.
   • Повторяемость информации: Наличие аналогичной информации в других документах.
   • Наличие сведений о выдающихся личностях: Информация о жизни и деятельности известных людей.

3. Критерии внешних особенностей:

   • Подлинность: Оригинал документа, его юридическая сила.
   • Особенности оформления: Наличие автографов, печатей, водяных знаков, художественное оформление.
   • Физическое состояние: Сохранность документа, возможность его использования.
   • Вид носителя информации: Бумажный, электронный, фото-, фоно-, видеодокумент.

5. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

Понятие «Акт»:

Акт – это документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий факты, события или действия. Акты фиксируют результаты проверок, обследований, приемок, передачи материальных ценностей, ликвидации объектов и т.д. Они имеют юридическую силу и служат доказательством определенных обстоятельств.

Виды актов:

Акты классифицируются по различным признакам:

1. По назначению:

   • Акты приема-передачи: Имущества, дел, документов, результатов работ.
   • Акты ревизии (проверки): Финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения правил.
   • Акты инвентаризации: Наличие и состояние материальных ценностей.
   • Акты списания: Материальных ценностей, оборудования, документов.
   • Акты обследования: Условий труда, состояния объектов, причин аварий.
   • Акты ликвидации: Предприятий, подразделений, документов.
   • Акты экспертизы: Оценка качества, соответствия стандартам.
   • Акты о несчастном случае: На производстве, в быту.

2. По составу комиссии:

   • Комиссионные акты: Составляются специально созданной комиссией.
   • Единоличные акты: Редко, но могут быть составлены одним лицом (например, акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте).

3. По степени стандартизации:

   • Типовые (унифицированные) акты: Составляются по утвержденным формам (например, акты инвентаризации, акты о несчастном случае).
   • Нетиповые (свободные) акты: Составляются в произвольной форме, но с соблюдением общих требований.

Назначение актов:

• Юридическое закрепление фактов, событий, действий.
• Доказательство в спорных ситуациях.
• Основание для принятия управленческих решений.
• Основание для бухгалтерского учета.
• Фиксация результатов контроля и надзора.

Порядок составления и оформления акта:

Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Он имеет следующие обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Наименование организации: Полное и сокращенное наименование организации-составителя.

2. Наименование вида документа: АКТ (пишется прописными буквами, по центру).

3. Дата документа: Дата составления акта (см. вопрос 6).

4. Регистрационный номер документа: Присваивается в соответствии с системой документооборота организации.

5. Место составления (издания) документа: Город, населенный пункт, где составлен акт.

6. Заголовок к тексту: Кратко отражает содержание акта (например: «О приеме-передаче дел», «О списании материальных ценностей»).