Решение Школьной Задачи: Разбор и Объяснение

Давайте разберем структуру должностей в отделе закупок (Procurement), когда он находится под управлением отдела кадров и административного управления (HR/Admin). Это довольно распространенная ситуация в небольших и средних организациях, где отдел закупок не выделен в самостоятельное подразделение. Вот возможная иерархия должностей, начиная с самых низких и заканчивая самыми высокими, с кратким описанием каждой:

1. Специалист по закупкам начального уровня / Ассистент по закупкам (Junior Procurement Specialist / Procurement Assistant)

Это начальная позиция в отделе закупок. Основные обязанности включают:

• Обработка запросов на закупку.
• Помощь в подготовке заказов на поставку.
• Ведение базы данных поставщиков.
• Отслеживание статуса заказов.
• Взаимодействие с поставщиками по рутинным вопросам.
• Подготовка простых отчетов.

2. Специалист по закупкам (Procurement Specialist)

Эта должность предполагает более широкий круг обязанностей и большую самостоятельность. Специалист по закупкам:

• Самостоятельно проводит закупки товаров и услуг.
• Ищет и оценивает новых поставщиков.
• Ведет переговоры с поставщиками по ценам и условиям.
• Управляет контрактами с поставщиками.
• Анализирует рыночные тенденции.
• Решает возникающие проблемы с поставками.

3. Старший специалист по закупкам / Ведущий специалист по закупкам (Senior Procurement Specialist / Lead Procurement Specialist)

На этой позиции сотрудник обладает значительным опытом и может выполнять более сложные задачи, а также руководить младшими специалистами. Обязанности включают:

• Разработка и внедрение стратегий закупок.
• Управление крупными и сложными проектами закупок.
• Наставничество и обучение младших специалистов.
• Анализ эффективности закупочной деятельности.
• Разработка и оптимизация закупочных процессов.
• Взаимодействие с ключевыми внутренними заказчиками.

4. Менеджер по закупкам (Procurement Manager)

Это руководящая должность, которая отвечает за всю закупочную деятельность в организации. В условиях, когда отдел закупок находится под HR/Admin, Менеджер по закупкам будет подчиняться руководителю HR/Admin. Его обязанности:

• Разработка и реализация общей стратегии закупок организации.
• Управление командой специалистов по закупкам (если таковая имеется).
• Бюджетирование и контроль расходов на закупки.
• Обеспечение соблюдения закупочной политики и процедур.
• Управление отношениями с ключевыми поставщиками.
• Отчетность перед руководством HR/Admin о результатах закупочной деятельности.
• Оптимизация затрат и повышение эффективности закупок.

5. Руководитель отдела кадров и административного управления (Head of HR & Admin)

В данной структуре, Руководитель отдела кадров и административного управления является высшим звеном, которому подчиняется Менеджер по закупкам. Он не занимается операционными закупками, но отвечает за стратегическое управление и контроль над всеми функциями, входящими в его отдел, включая закупки. Его обязанности в отношении закупок включают:

• Утверждение бюджета закупок.
• Контроль за соблюдением политики и процедур.
• Принятие стратегических решений, касающихся закупочной деятельности.
• Обеспечение соответствия закупочной деятельности общим целям организации.
• Оценка эффективности работы Менеджера по закупкам.

Общая структура подчинения:

В данной модели иерархия будет выглядеть следующим образом:

1. Специалист по закупкам начального уровня / Ассистент по закупкам
2. Специалист по закупкам
3. Старший специалист по закупкам / Ведущий специалист по закупкам
4. Менеджер по закупкам (подчиняется Руководителю HR & Admin)
5. Руководитель отдела кадров и административного управления

Важно отметить, что в зависимости от размера и специфики организации, некоторые из этих должностей могут быть объединены или, наоборот, разделены на более мелкие. Например, в очень маленькой компании может быть только один "Специалист по закупкам", который подчиняется непосредственно Руководителю HR/Admin.