Решение задачи 14: Алгоритм анализа системы ДОУ

ЗАДАНИЕ 14. АЛГОРИТМ АНАЛИЗА СИСТЕМЫ ДОУ

Вы поступили в компанию на должность заместителя руководителя отдела. Вам необходимо провести аудит системы ДОУ подразделения для выявления и устранения недостатков.

Опишите алгоритм ваших действий для выполнения данной задачи. И обозначьте критерии эффективности выполнения данной задачи.

Алгоритм действий по аудиту системы ДОУ подразделения:

1. Определение целей и задач аудита:

   • Четко сформулировать, что именно мы хотим достичь аудитом (например, повышение эффективности документооборота, снижение рисков потери документов, соответствие нормативным требованиям).
   • Определить конкретные области, которые будут подвергнуты проверке (например, регистрация документов, хранение, поиск, исполнение, архивирование).

2. Сбор информации:

   • Изучение нормативно-правовой базы:

     • Ознакомиться с внутренними регламентами, инструкциями, положениями по делопроизводству и документообороту компании.
     • Изучить применимые внешние нормативные акты (ГОСТы, федеральные законы, отраслевые стандарты).

   • Анализ существующей документации:

     • Проверить образцы документов на соответствие установленным формам и требованиям.
     • Оценить полноту и правильность заполнения реквизитов.

   • Опрос сотрудников:

     • Провести интервью с сотрудниками, участвующими в процессе документооборота, чтобы понять их текущие задачи, проблемы и предложения.
     • Выяснить, насколько хорошо они знакомы с правилами и процедурами ДОУ.

   • Наблюдение за процессами:

     • Непосредственно наблюдать за тем, как происходит движение документов, их регистрация, обработка, хранение.
     • Выявить "узкие места" и неэффективные операции.

3. Анализ полученных данных:

   • Сравнить фактическое состояние системы ДОУ с установленными нормами и лучшими практиками.
   • Выявить несоответствия, ошибки, дублирование функций, избыточные операции.
   • Оценить риски, связанные с выявленными недостатками (например, риск потери информации, штрафов, снижения производительности).

4. Формирование отчета об аудите:

   • Подготовить подробный отчет, включающий описание текущего состояния системы ДОУ, выявленные недостатки, их причины и потенциальные последствия.
   • Включить в отчет конкретные рекомендации по устранению недостатков и улучшению системы.

5. Разработка плана мероприятий по устранению недостатков:

   • На основе рекомендаций составить план действий с указанием ответственных лиц, сроков выполнения и необходимых ресурсов.
   • Приоритизировать задачи, начиная с наиболее критичных.

6. Внедрение изменений и контроль:

   • Организовать выполнение разработанного плана.
   • Осуществлять регулярный контроль за ходом внедрения изменений.
   • При необходимости корректировать план.

7. Оценка результатов и дальнейшее совершенствование:

   • После внедрения изменений провести повторную оценку системы ДОУ для подтверждения эффективности принятых мер.
   • Система ДОУ должна постоянно совершенствоваться, поэтому важно проводить периодические аудиты.

Критерии эффективности выполнения данной задачи:

1. Снижение времени на обработку документов:

   • Измеряется как процентное сокращение времени, затрачиваемого на регистрацию, согласование, поиск и исполнение документов.
   • Например, если раньше на согласование договора уходило 3 дня, а теперь 1 день, это показатель эффективности.

2. Уменьшение количества ошибок и потерь документов:

   • Фиксируется снижение числа случаев неправильного оформления, утери или несвоевременного нахождения документов.
   • Например, количество найденных ошибок в оформлении документов за месяц уменьшилось с 10 до 2.

3. Повышение удовлетворенности сотрудников:

   • Оценивается через опросы или обратную связь от сотрудников, работающих с документами.
   • Улучшение удобства работы с системой ДОУ, снижение стресса, связанного с поиском или оформлением документов.

4. Соответствие нормативным требованиям:

   • Система ДОУ должна полностью соответствовать всем внутренним и внешним нормативным актам.
   • Отсутствие замечаний со стороны контролирующих органов.

5. Экономия ресурсов:

   • Сокращение затрат на бумагу, печать, хранение документов (например, за счет перехода на электронный документооборот).
   • Оптимизация использования рабочего времени сотрудников.

6. Улучшение доступности и поиска информации:

   • Быстрый и легкий доступ к необходимой информации и документам для всех уполномоченных сотрудников.
   • Например, время поиска конкретного документа сократилось с 15 минут до 1 минуты.