Решение задачи №3: Реквизит Адресат

ЗАДАНИЕ №3

Ответьте письменно на вопросы:

2. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

Адресат – это реквизит документа, который указывает, кому или куда направлен документ. Он является одним из ключевых реквизитов, обеспечивающих правильную доставку и рассмотрение документа.

Значение реквизита «адресат»:

• Обеспечивает точную доставку документа по назначению.
• Позволяет определить ответственное лицо или организацию, которая должна рассмотреть документ и принять по нему решение.
• Является обязательным элементом большинства официальных документов.

Современные требования к оформлению реквизита «адресат»:

• Состав: Адресат может включать наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы лица, а также почтовый адрес.
• Порядок расположения: Элементы адресата располагаются в следующей последовательности:
  1. Наименование организации (в именительном падеже).
  2. Наименование структурного подразделения (если документ направляется в подразделение).
  3. Должность лица (в дательном падеже).
  4. Фамилия и инициалы лица (в дательном падеже).
  5. Почтовый адрес (если документ отправляется по почте).
• Падеж: Если документ адресуется должностному лицу, наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже. Если документ адресуется организации, ее наименование указывается в именительном падеже.
• Количество адресатов: Допускается указывать до четырех адресатов. При большем количестве составляется список рассылки.
• Пример оформления:

  Генеральному директору

  ООО «Пример»

  Иванову И.И.

  ул. Ленина, д. 1, г. Москва, 123456

3. Общие требования к тексту документа.

Текст документа – это основная содержательная часть документа, которая передает информацию, выражает волю автора, фиксирует факты или решения. К тексту документа предъявляются следующие общие требования:

• Достоверность и объективность: Информация, содержащаяся в тексте, должна быть правдивой, соответствовать действительности и быть изложена без искажений.
• Полнота: Текст должен содержать всю необходимую информацию для понимания сути вопроса и принятия решения. Не должно быть пропусков или недомолвок, которые могут привести к неверному толкованию.
• Краткость и лаконичность: Текст должен быть изложен максимально сжато, без лишних слов и повторений, но при этом сохранять полноту и ясность.
• Ясность и однозначность: Формулировки должны быть понятными, не допускающими двойного толкования. Следует избегать сложных синтаксических конструкций, жаргонизмов и малоизвестных терминов.
• Юридическая корректность: Текст должен соответствовать действующему законодательству, нормативным актам и правилам делопроизводства.
• Грамотность: Текст должен быть написан без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
• Логичность и последовательность: Изложение информации должно быть логически выстроено, иметь четкую структуру и последовательность. Мысли должны переходить одна в другую плавно и обоснованно.
• Единообразие терминологии: В рамках одного документа следует использовать одни и те же термины для обозначения одних и тех же понятий.
• Соблюдение стиля: Текст должен быть выдержан в официально-деловом стиле, который характеризуется нейтральностью, безэмоциональностью, точностью и стандартизированностью.

4. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документов.

Ценность документа – это совокупность свойств документа, определяющих его значимость для общества, государства, организации или отдельного человека. Ценность документа может быть исторической, научной, практической, юридической, культурной и т.д. Она определяет необходимость сохранения документа и срок его хранения.

Экспертиза ценности документов – это комплекс мероприятий по определению значимости документов, их отбору для постоянного или временного хранения, а также для уничтожения документов, не имеющих исторической, научной, практической или иной ценности.

Возникновение и развитие экспертизы ценности:

• Древний мир: Уже в древних цивилизациях (Египет, Месопотамия) существовала практика отбора и хранения наиболее важных документов (законов, договоров, летописей).
• Средние века: В монастырях и государственных канцеляриях велся учет и хранение документов, имеющих юридическое или историческое значение. Однако систематизированной экспертизы еще не было.
• XVIII-XIX века: С развитием архивного дела и появлением государственных архивов возникла необходимость в упорядочении огромного массива документов. Появляются первые попытки систематизации и отбора документов для постоянного хранения.
• XX век: В связи с бурным ростом документооборота и развитием науки архивоведения экспертиза ценности документов становится самостоятельной и научно обоснованной дисциплиной. Разрабатываются методики и критерии отбора документов. В СССР экспертиза ценности документов получила особое развитие в связи с созданием единой государственной архивной службы.
• Современность: В условиях цифровизации и электронного документооборота экспертиза ценности приобретает новые формы и методы, но ее основные принципы остаются неизменными.

Принципы экспертизы ценности документов:

• Принцип историзма: Оценка ценности документа производится с учетом его места и роли в историческом процессе, в контексте конкретной эпохи и событий.
• Принцип комплексности: Ценность документа определяется не только его содержанием, но и формой, видом, происхождением, связью с другими документами.
• Принцип системности: Документы рассматриваются не изолированно, а как часть единой системы документооборота организации или общества.
• Принцип практической значимости: Оценивается возможность использования документа для решения текущих и будущих задач.
• Принцип преемственности: Учитывается связь документа с предшествующими и последующими документами, его роль в формировании информационного фонда.

Критерии экспертизы ценности документов:

• Критерии происхождения:
  • Значимость фондообразователя: Важность организации или лица, создавшего документ (государственный орган, крупное предприятие, выдающийся деятель).
  • Место документа в системе документооборота: Является ли документ оригиналом, копией, черновиком, его роль в принятии решений.
• Критерии содержания:
  • Значимость информации: Уникальность, полнота, достоверность, новизна сведений, содержащихся в документе.
  • Вид информации: Сведения о важнейших событиях, фактах, явлениях, решениях, имеющих общественное, государственное или научное значение.
  • Повторяемость информации: Наличие аналогичной информации в других документах.
• Критерии внешних особенностей:
  • Подлинность: Оригинал документа имеет большую ценность, чем копия.
  • Особенности оформления: Наличие автографов, печатей, уникальных бланков, художественное оформление.
  • Физическое состояние: Сохранность документа, возможность его использования.

5. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий факты, события или действия. Акты фиксируют результаты проверок, обследований, приемок, передачи материальных ценностей и т.д.

Виды актов:

• Акт приема-передачи: Фиксирует факт передачи материальных ценностей, документов, дел, объектов. Например, акт приема-передачи основных средств, акт приема-передачи дел при смене руководителя.
• Акт инвентаризации: Отражает результаты проверки наличия и состояния имущества, обязательств организации.
• Акт обследования: Составляется по результатам осмотра какого-либо объекта, территории, состояния дел. Например, акт обследования условий труда.
• Акт о списании: Подтверждает факт списания материальных ценностей (оборудования, материалов) по причине износа, порчи или утраты.
• Акт о несчастном случае: Фиксирует обстоятельства и причины несчастного случая на производстве или в быту.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг): Подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг в соответствии с договором.
• Акт ревизии (проверки): Составляется по результатам финансово-хозяйственной проверки деятельности организации.

Назначение акта:

• Юридическое закрепление фактов, событий, действий.
• Доказательство в спорных ситуациях.
• Основание для принятия управленческих решений.
• Документальное подтверждение хозяйственных операций.

Порядок составления и оформления акта:

• Бланк: Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги.
• Заголовок: В верхней части документа указывается наименование вида документа – АКТ.
• Заголовок к тексту: Кратко и точно отражает содержание акта (например, «Акт приема-передачи документов»).
• Дата и номер: Дата составления акта и его регистрационный номер.
• Место составления: Указывается город или населенный пункт, где был составлен акт.
• Состав комиссии: Перечисляются должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии, присутствовавших при составлении акта.
• Основание: Указывается документ, на основании которого составлен акт (приказ, распоряжение, план).
• Текст акта: Состоит из вводной и констатирующей частей.
  • Вводная часть: Содержит информацию о том, кто, когда и что проверял, обследовал, передавал.
  • Констатирующая часть: Излагаются выявленные факты, результаты проверки, обследования, перечень передаваемых ценностей. Должна быть объективной, точной и полной.
• Выводы и предложения (при необходимости): Если акт составляется по результатам проверки или обследования, могут быть сформулированы выводы и рекомендации.
• Количество экземпляров: Указывается, в скольких экземплярах составлен акт и куда направлен каждый экземпляр.
• Подписи: Акт подписывается всеми членами комиссии, присутствовавшими при его составлении. Подписи расшифровываются (указываются фамилии и инициалы).
• Печать: При необходимости акт заверяется печатью организации.

6. Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

Дата в документе – это обязательный реквизит, который фиксирует время создания или подписания документа, а также время события, отраженного в документе. Дата придает документу юридическую силу и позволяет определить его хронологическое место в документообороте.

Требования к оформлению даты:

• Место расположения: Дата документа обычно проставляется в верхней части документа, под наименованием организации или вида документа.
• Способы оформления:
  • Цифровой способ: День месяца, месяц и год пишутся арабскими цифрами, разделенными точками. Например: 05.09.2023.
  • Словесно-цифровой способ: День месяца и год пишутся арабскими цифрами, месяц – словом. Например: 5 сентября 2023 г. Этот способ предпочтителен для особо важных документов (приказов, протоколов, актов).
• Единообразие: В рамках одного документа или одной организации рекомендуется использовать единый способ оформления даты.
• Отсутствие сокращений: При словесно-цифровом способе месяц пишется полностью, без сокращений.
• Проставление даты: Дата проставляется лицом, подписавшим или утвердившим документ, или секретарем (делопроизводителем) при регистрации документа.

Дата как составная часть других реквизитов:

Дата может входить в состав других реквизитов документа, уточняя их содержание и придавая им конкретное временное значение:

• Регистрационный номер документа: Часто включает в себя дату регистрации. Например: № 123-ОД от 05.09.2023 (где 123-ОД – номер, 05.09.2023 – дата).
• Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа: При ответе на входящий документ обязательно указывается его регистрационный номер и дата. Например: На Ваш исх. № 456 от 01.09.2023.
• Заголовок к тексту документа: В некоторых случаях дата может быть включена в заголовок, если она является важной частью содержания. Например: Протокол заседания комиссии от 05.09.2023.
• Визы согласования и утверждения: Визы и грифы утверждения обязательно содержат дату их проставления. Например: Согласовано 04.09.2023, Утверждаю 05.09.2023.
• Отметки об исполнении документа: В отметке об исполнении документа указывается дата исполнения. Например: В дело № 5-12. 05.09.2023.
• Текст документа: В тексте документа даты используются для обозначения сроков, периодов, событий. Например: «...в срок до 15 сентября 2023 года...» или «...события, произошедшие 10 августа 2023 года...».