Решение: Сроки хранения документов (Росархив)

Тема: Сроки хранения документов Задание 1. Изучение Перечня типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Данный перечень является основным нормативным актом, определяющим, сколько времени организация обязана хранить те или иные документы. Сроки хранения делятся на несколько категорий: 1. Постоянно (документы, имеющие историческое и государственное значение). 2. Временные (свыше 10 лет) — например, личные дела сотрудников (50 или 75 лет). 3. Временные (до 10 лет включительно) — например, графики отпусков, переписка по административным вопросам. Задание 2. Изучение Инструкции по применению Перечня (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237). Инструкция разъясняет правила исчисления сроков. Основные положения: 1. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. 2. Отметка «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение после дополнительного анализа. 3. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Задание 3. Изучение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Эти правила устанавливают единые стандарты для архивов организаций в Российской Федерации. Они регулируют: 1. Порядок передачи дел в архив организации. 2. Требования к помещениям архива (температурный режим, влажность, освещенность). 3. Порядок уничтожения документов, сроки хранения которых истекли (составление акта о выделении к уничтожению). Задание 4. График (таблица) сроков хранения основных документов. Ниже представлена таблица, которую удобно переписать в тетрадь: Вид документа — Срок хранения — Статья Перечня 1. Устав организации, учредительные документы — Постоянно — ст. 1 2. Приказы по основной деятельности — Постоянно — ст. 19 3. Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение), созданные после 2003 года — 50 лет — ст. 434 4. Личные карточки работников (форма Т-2) — 50 лет — ст. 444 5. Трудовые договоры — 50 лет — ст. 435 6. Годовая бухгалтерская отчетность — Постоянно — ст. 266 7. Квартальная бухгалтерская отчетность — 5 лет — ст. 266 8. Графики отпусков — 3 года — ст. 453 9. Табели учета рабочего времени — 5 лет — ст. 402 10. Акты о несчастных случаях на производстве — 45 лет — ст. 421 Для расчета общего количества лет хранения документов в архиве можно использовать формулу: \[ T_{total} = T_{end} - T_{start} \] где \( T_{total} \) — срок нахождения дела в архиве, \( T_{end} \) — год окончания срока хранения, \( T_{start} \) — год принятия дела в архив. Важно помнить, что соблюдение архивного законодательства — это обязанность каждого гражданина и организации, направленная на сохранение документального наследия и истории нашей Родины.