help_outlineУсловие задачи
Гема: Сроки хранения документов
Вадание 1. Изучите Перечень типовых архивных документов, Утв
приказом Росархива от 20.12.2019
236. По нему устанавливают сроки
хранения.
Задание 2. Изучите Инструкцию по применению Перечня в п. 2, утв.
приказом Росархива от 20.12.2019 1 237,
Задание З. Изучите Правила для архивного фонда, утв. приказом
Росархива от 31.07.2023 N 77.
Задание 4. Составьте график о срокам хранения документов Реши задачу: Задание 5. Раскройте письменно следующие аспекты:
а) Понятие о перечнях
b)Типы и виды перечней,
С) Применение перечней.
d) Структура перечня
) Методика установления сроков хранения документов по перечню
lightbulbКраткий ответ
Перечень документов со сроками хранения - это список документов с указанием времени их хранения, обязательный для исполнения всеми организациями. Они обеспечивают сохранность важных документов и защиту интересов государства и граждан.
Задание 5. Теоретические основы работы с перечнями документов
а) Понятие о перечнях
Перечень документов со сроками хранения — это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий указания о времени их хранения. В Российской Федерации перечни являются нормативно-правовыми актами, обязательными для исполнения всеми организациями независимо от их формы собственности. Они служат инструментом для обеспечения сохранности социально значимых документов и защиты интересов государства и граждан.
b) Типы и виды перечней
В архивном деле России выделяют следующие виды перечней:
1. Типовые перечни — устанавливают сроки хранения документов, характерных для большинства организаций (например, управленческие, кадровые, финансовые документы). Пример: Перечень, утв. приказом Росархива № 236.
2. Ведомственные (отраслевые) перечни — включают документы, образующиеся в специфических сферах деятельности (например, в системе МВД, здравоохранения или образования).
3. Перечни документов, образующихся в деятельности научно-технических и производственных организаций.
с) Применение перечней
Перечни применяются для:
1. Определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел организации.
2. Проведения экспертизы ценности документов (решение вопроса, что оставить на хранение, а что уничтожить).
3. Отбора документов для передачи в государственные или муниципальные архивы.
4. Обоснования законности уничтожения документов, сроки хранения которых истекли.
d) Структура перечня
Типовой перечень обычно состоит из следующих элементов:
1. Текст приказа о введении в действие.
2. Основная часть (таблица), состоящая из граф:
— Номер статьи;
— Вид документа;
— Срок хранения;
— Примечания (уточняющие условия хранения).
3. Указатель (алфавитный или предметный) для быстрого поиска нужных категорий документов.
4. Инструкция по применению.
е) Методика установления сроков хранения документов по перечню
Для правильного определения срока хранения школьнику следует придерживаться следующего алгоритма:
1. Определить заголовок документа и его содержание.
2. Найти соответствующий раздел в Перечне (например, "Кадры" или "Бухгалтерия").
3. Сопоставить вид документа со статьей Перечня.
4. Проверить наличие примечаний, которые могут изменить срок (например, "при условии завершения проверки").
5. Исчислить срок хранения. Срок начинает течь с 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закрыто.
Если срок хранения обозначен как \( N \) лет, то формула определения года уничтожения \( Y_{destr} \) будет выглядеть так:
\[ Y_{destr} = Y_{close} + 1 + N \]
где \( Y_{close} \) — год окончания дела в делопроизводстве, а \( N \) — срок хранения по перечню.
Например, если приказ по административным вопросам (срок хранения 5 лет) был издан в 2023 году, то:
\[ Y_{destr} = 2023 + 1 + 5 = 2029 \]
Документ может быть уничтожен только после 1 января 2029 года. Такой ответственный подход к документации укрепляет правовой порядок в нашем государстве.
