Психология делового общения в работе секретаря: доклад

Доклад на тему: Психология делового общения в работе секретаря Введение Работа секретаря является связующим звеном между руководителем, коллективом и внешним миром. От профессионализма и психологической грамотности секретаря зависит не только имидж организации, но и психологический климат внутри компании. Психология делового общения помогает секретарю эффективно выстраивать коммуникацию, избегать конфликтов и создавать рабочую атмосферу. 1. Основные функции общения в деятельности секретаря Секретарь выполняет несколько ключевых функций, требующих знания психологии: - Информационная: прием и передача сообщений, работа с документами. - Регулятивная: организация рабочего дня руководителя, координация встреч. - Эмоциональная: создание благоприятного впечатления о фирме у посетителей. 2. Психологические аспекты телефонного общения Телефонный разговор — это «визитная карточка» организации. Секретарь должен владеть техникой активного слушания и управления голосом. Важно помнить, что при отсутствии визуального контакта голос должен выражать доброжелательность и уверенность. Существует формула эффективности речевого воздействия, которую можно представить в упрощенном виде: \[ E = V + I + C \] где \( E \) — эффективность, \( V \) — вербальная составляющая (слова), \( I \) — интонация, \( C \) — четкость речи. 3. Невербальные средства общения В личном общении с посетителями секретарь должен контролировать свои жесты, мимику и позу. Психологи утверждают, что более 60% информации передается невербально. Основные правила: - Поддержание визуального контакта. - Открытые жесты. - Соблюдение дистанции (проксемика). Оптимальная деловая дистанция составляет от 1,2 до 3,5 метров. 4. Конфликтология и стрессоустойчивость Секретарь часто сталкивается с недовольными клиентами или стрессовыми ситуациями. Важно уметь применять психологические приемы «погашения» агрессии: - Выслушать собеседника, не перебивая. - Использовать технику «психологического айкидо» (согласие с доводами оппонента для снижения накала страстей). - Сохранять спокойствие и профессиональный тон. 5. Этические нормы и корпоративная культура В российском деловом этикете особое внимание уделяется уважению к иерархии и патриотизму в рамках своей организации. Секретарь должен способствовать укреплению авторитета руководителя и поддерживать традиционные ценности коллектива, такие как взаимовыручка и преданность делу. Заключение Психология делового общения для секретаря — это не просто набор правил, а инструмент достижения успеха всей организации. Умение понимать людей, грамотно вести диалог и сохранять самообладание делает секретаря незаменимым сотрудником и профессионалом высокого уровня.