Электронное личное дело уволенного сотрудника: Образец и решение

Задание 6. Ответы на контрольные вопросы. 1. Какова цель данной работы? Целью работы является изучение правил организации кадрового делопроизводства, освоение навыков создания, обработки и систематизации документов по личному составу, а также формирование и оформление личных дел сотрудников для их последующего архивного хранения. 2. Какие документы относятся к документам по личному составу? К ним относятся документы, фиксирующие трудовые отношения работника и работодателя: приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, трудовые договоры, личные карточки (форма Т-2), заявления работников, а также документы об образовании и стаже. 3. В каком виде передаются в архив документы, законченные делопроизводством? Документы передаются в виде оформленных дел. Они должны быть подшиты в твердую обложку, листы пронумерованы, составлены внутренняя опись и лист-заверитель. В современных условиях также создаются электронные архивы (скан-копии документов). 4. Что понимается под терминами: дело, формирование дела? Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Формирование дела — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 5. В чем разница между формированием дела и оформлением дела? Формирование — это процесс сбора и первичной группировки документов в течение года. Оформление — это окончательная подготовка дела к хранению (нумерация листов, составление описи, заверителя, оформление обложки), которая проводится по завершении календарного года. 6. Перечислите основные требования по формированию дел по личному составу. — Документы по личному составу группируются отдельно от документов по основной деятельности. — Внутри дела документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. — Личные дела формируются на каждого сотрудника отдельно. — В дело включаются только оригиналы или заверенные копии. 7. Что понимается под личным делом? Когда заводится и когда завершается личное дело? Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Заводится при приеме на работу (издании приказа о приеме), а завершается после увольнения сотрудника. 8. Как располагаются документы в личном деле? Документы располагаются в хронологической последовательности их поступления: сначала заявление и приказ о приеме, затем трудовой договор, далее дополнительные соглашения, приказы о переводах и в конце — заявление и приказ об увольнении. 9. Как поступают с копиями личных документов уволившегося работника? Копии паспорта, ИНН, СНИЛС и других личных документов после увольнения и достижения целей обработки персональных данных должны быть уничтожены (измельчены в шредере), если иное не предусмотрено локальными актами организации, чтобы соблюсти закон «О персональных данных». 10. Как следует поступить с невостребованными личными документами работника? Оригиналы документов (например, трудовая книжка, дипломы), не полученные работником при увольнении, хранятся в архиве организации до востребования (согласно законодательству РФ — до \( 50 \) или \( 75 \) лет). 11. Какой комплекс работ необходим для оформления личного дела? Комплекс включает: проверку наличия всех документов, нумерацию листов карандашом в верхнем правом углу, составление внутренней описи, составление листа-заверителя, подшивку (прошивку) дела на 4 прокола и оформление надписей на обложке. 12. Для каких целей составляется лист-заверитель дела? Что в нем указывается? Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации их состояния. В нем указывается цифрами и прописью количество листов, наличие литерных или пропущенных номеров, а также особенности физического состояния документов. 13. Для каких целей составляется внутренняя опись? Что в ней указывается, кем она подписывается? Внутренняя опись нужна для быстрого поиска документов в деле и обеспечения их сохранности. В ней указываются: порядковые номера документов, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела. Подписывается составителем (сотрудником отдела кадров или архива).