Электронное личное дело сотрудника: Образец и требования

Задание 7. Требования к составлению описей дел структурных подразделений. На основании Приказа Минкультуры России № 526 (и актуальных Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ), ниже приведены основные требования и форма описи. 1. Фрагменты текста о требованиях при составлении описей: — Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временных (свыше \( 10 \) лет) сроков хранения; дела по личному составу. — В опись дел структурного подразделения включаются заголовки дел, прошедшие экспертизу ценности и окончательно оформленные в делопроизводстве. — Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под отдельным номером. — Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. — В конце описи после последней записи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи. 2. Форма описи дел структурного подразделения: \[ \begin{array}{|c|} \hline \text{Наименование организации} \\ \text{Наименование структурного подразделения} \\ \hline \text{УТВЕРЖДАЮ} \\ \text{Руководитель подразделения} \\ \text{\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ (подпись, ФИО)} \\ \text{Дата: \_\_.\_\_.\_\_\_\_} \\ \hline \end{array} \] \[ \begin{array}{|c|c|c|c|c|c|} \hline № \text{ п/п} & \text{Индекс дела} & \text{Заголовок дела} & \text{Дата дела} & \text{Кол-во листов} & \text{Срок хранения} \\ \hline 1 & 02-01 & \text{Приказы по основной деятельности} & 2023 \text{ г.} & 120 & \text{Постоянно} \\ \hline 2 & 02-05 & \text{Личные дела уволенных сотрудников} & 2023 \text{ г.} & 85 & 50 \text{ лет} \\ \hline 3 & 02-10 & \text{Трудовые договоры} & 2023 \text{ г.} & 210 & 50 \text{ лет} \\ \hline \end{array} \] Итого в данную опись внесено \( 3 \) (три) дела с № 1 по № 3. Составитель: Должность \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ (подпись) \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ (ФИО) Одобрено: Ответственный за архив \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ (подпись) Дата: \_\_.\_\_.\_\_\_\_ Примечание для школьника: Данная форма является стандартной для всех государственных и коммерческих организаций России. Она обеспечивает строгий учет документов, что критически важно для защиты прав граждан (например, при подтверждении трудового стажа в Пенсионном фонде РФ) и сохранения исторического наследия страны.