Решение: Ответы на вопросы по описи дел структурного подразделения (Задание 9)

Задание 9. Ответы на контрольные вопросы по теме «Опись дел структурного подразделения» 1. Какова цель лабораторной работы? Целью работы является изучение порядка составления и оформления описей дел структурных подразделений, а также приобретение практических навыков по систематизации документов для их последующей передачи в архив организации. 2. Что понимается под описью дел структурного подразделения? Опись дел структурного подразделения — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для учета документов и раскрытия их содержания. 3. На основе чего составляются описи дел структурных подразделений? Описи составляются на основе номенклатуры дел организации. В опись включаются сведения о делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, законченных делопроизводством в конкретном подразделении. 4. Кем составляется опись дел структурного подразделения? Кем подписывается, с кем согласуется? Опись составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении. Подписывается она руководителем структурного подразделения. Согласовывается опись с руководителем архива организации (или лицом, ответственным за архив) и утверждается экспертной комиссией (ЭК) подразделения или организации. 5. Что включает в себя описательная статья описи дел структурного подразделения? Описательная статья включает следующие элементы: — порядковый номер дела по описи; — индекс дела по номенклатуре; — заголовок дела; — крайние даты документов дела; — количество листов в деле; — срок хранения дела. 6. Какие требования предъявляются к составлению описей дел структурных подразделений? Описи должны быть оформлены на стандартных листах формата А4. Заголовки дел переносятся из номенклатуры и при необходимости уточняются. Дела в описи систематизируются по хронологическому, функциональному или номинальному признакам. В конце описи обязательно наличие итоговой записи и заверительной надписи. 7. Каким образом нумеруются дела в описи дел структурного подразделения? Каждое дело (том, часть) получает в описи самостоятельный порядковый номер. Нумерация дел в описи является валовой (сквозной). Если опись состоит из нескольких разделов, нумерация продолжается из года в год до достижения числа \( 9999 \), после чего начинается новая серия номеров. 8. Что указывается в итоговой записи описи дел структурного подразделения? В итоговой записи цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в данную опись, а также фиксируются особенности нумерации (наличие литерных или пропущенных номеров). 9. Сколько составляется экземпляров описи дел структурного подразделения? Опись дел структурного подразделения обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в структурном подразделении для контроля. 10. Назовите срок предоставления описей дел структурных подразделений в архив организации. Описи дел должны быть подготовлены и представлены в архив не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. Например, дела, законченные в \( 2021 \) году, должны быть переданы в архив в \( 2023 \) году.